ניהול בתים משותפים זו משימה מורכבת הדורשת מיומנויות מגוונות, החל מניהול תקציב וכלה בטיפול בתלונות דיירים. ועד הבית, הנבחר על ידי הדיירים, הוא הגוף האחראי על הניהול השוטף של הבניין. זה נכון שכאשר הכל מתנהל על מי מנוחות אין שום בעיות, אך מה קורה כאשר פתאום משהו לא תקין? מה עושים, למשל, אם נגרם נזק לבניין ואם לא חתמנו מראש על פוליסה של ביטוח לבניין משותף? ועד הבית הוא הגוף המייצג את כלל הדיירים בבניין. תפקידיו העיקריים כוללים:
- תחזוקה שוטפת של החלקים המשותפים בבניין
- ניהול תקציב
- טיפול בתלונות דיירים
- קבלת החלטות הנוגעות לניהול הבניין
- ייצוג הדיירים מול גורמים חיצוניים.
ועד הבית אחראי על שמירת הסדר, הניקיון והבטיחות בבניין, וכן על קיום תקנון הבית. לכן ברור מדוע, כאשר מדברים על ניהול של בניין משותף צריך לוודא תחילה שאכן קיים ועד מתפקד.
אילו אתגרים כולל ניהול של בית משותף?
האמת היא, שבמקרה של ניהול בתים משותפים אנחנו רואים שקיימים לא מעט אתגרים. אחר מהאתגרים המרכזיים זה הצורך להתמודד עם אינטרסים שונים של דיירים. מטבע הדברים, לכל אחד מהדיירים יש ציפיות ורצונות משלו, מה שעלול הרה פעמים להקשות על תהליך קבלת ההחלטות. בנוסף, אסור לשכוח שתקציב הבניין מוגבל, עובדה שדורשת קביעת סדרי עדיפויות קפדניים. עם זאת, חשוב לדעת שיש גם חוקי ועד בית משותף מקובלים כך שזה לא באמת שוועד הבית יוכל להחליט על דעת עצמו לגבי כל סוגיה שעולה על הפרק. טיפול בתלונות דיירים, שעלול לעיתים להגיע לסכסוכים, הוא אתגר נוסף. שינויים בחקיקה ותקלות בלתי צפויות בבניין מהווים אתגרים נוספים שעומדים בפני ועד הבית.
איך בכל זאת מתמודדים עם כל אותם האתגרים?
כדי להתמודד עם האתגר של ניהול בתים משותפים בצורה יעילה, על ועד הבית ליישם מספר עקרונות מנחים. ראשית, חשוב לקיים תקשורת שוטפת ושקופה עם הדיירים. דיור קבוע, אסיפות דיירים ושימוש באמצעי תקשורת דיגיטלית יכולים לסייע בשיתוף המידע. שנית, יש לשמור על שקיפות פיננסית מלאה. על ועד הבית לספק לדיירים דוחות כספיים באופן קבוע, ולהסביר את ההוצאות. בנוסף, ועד הבית לרוב יעסוק בעצמו בנושא של ביטוח בניין משותף השוואת מחירים מתוך כוונה לבחור את הפוליסה הזולה ביותר עבור הבניין.
מעבר לכך, חשוב לקבל החלטות בצורה דמוקרטית, תוך הקפדה על רוב. בנוסף לכל האמור, תחזוקה שוטפת של הבניין היא הכרחית על מנת למנוע תקלות יקרות בעתיד. הכנת תוכנית עבודה שנתית תסייע לוועד הבית לתכנן את פעילותו ולהקצות משאבים בצורה יעילה. במידת הצורך, ניתן להיעזר ביעוץ מקצועי של עורך דין, רואה חשבון או מהנדס, והכול כדי שהוועד ימלא את תפקידו על הצד הטוב ביותר. לבסוף, חשוב שחברי ועד הבית יגלו סובלנות והקשבה לדעותיהם של כל הדיירים כי זה המפתח לניהול נכון יותר של הבניין כולו.
החשיבות של רכישת כל הביטוחים הנדרשים לבניין
אי אפשר לדבר על ניהול בתים משותפים ולא לדבר על החשיבות של רכישת פוליסות ביטוח מתאימות. אומנם ביטוח זה מסוג אותם הדברים שכולנו מקווים לא להפעיל, אך בפועל, אין לדעת מה יוליד יום. כפי שזה נכון לגבי הרכב הפרטי שלנו, זה נכון גם לגבי ביטוח צד ג לבניין משותף. למעשה, ועד הבית צריך להעלות את הדברים מול הדיירים באספה או פגישה. בצורה כזאת ניתן יהיה לקבל החלטה משותף איזה ביטוחים חשובים והאם על חלק מהם אפשר יהיה לוותר. בנוסף, חשוב להבין שגם חלוקת התשלום על הביטוחים השונים צריכה להיות הדדית ובצורה שמקובלת על כל בעלי הדירות בבניין.
ביטוחים ברמה גבוהה מסייעים לניהול נכון של הבניין
אתם מתפקדים בתור וועד הבית כבר לא מעט זמן ורוצים להבטיח שהכול מתנהל כמו שצריך? רוצים לנהל את הבניין שלכם ולהימנע מהפתעות לא נעימות בעתיד? אם כך, חשוב שתבדקו, בין היתר, איפה אתם עושים את הביטוחים לבניין. כאן בדיוק נכנסת לתמונה חברת building-ins, כי אם אתם כבר עושים ביטוחים לבניין, מובן שמגיע לכם לקבל את הטוב ביותר בתמורה.
טיפים מנצחים לחבר הוועד המתחיל
ניהול בתים משותפים אינו עניין של מה בכך. אין ספק כי מדובר ביוזמה מבורכת – אך יש לא מעט אתגרים העומדים בפני אלו שנבחרו על ידי הדיירים לשמש בתור נציגי ועד הבית, בטח עבור אלו שזו הפעם הראשונה בה הם מבצעים את התפקיד הזה. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם עם ניהול בתים משותפים:
- לעבוד בצורה מסודרת – בתור חברי ועד, אתם בוודאי יודעים עד כמה אתם אמורים לעמוד בלא מעט משימות שכן, תחומי האחריות הכרוכים בתחום של ניהול בתים משותפים הם רבים ומגוונים. לכן, מומלץ מאוד לעבוד בצורה מסודרת – כך שתוכלו לדעת בדיוק מה אתם אמורים לעשות ותוכלו למיין את המשימות השונות שלכם לפי רמת הדחיפות שלהן, וכמובן גם לדעת לעקוב אחר משימות שכבר הושלמו. בניית טבלה מסודרת בקובץ אקסל בהחלט תבוא לידי ערך כאן.
- ליזום בעצמכם – אולי אתם לא יודעים את זה בתור חברי ועד מתחילים, אבל מהרגע שהתנדבתם – התפקיד שלכם ייצוגי, אתם ממש לא "עוד דייר" בבניין. בהתאם לכך, חשוב שתדעו כי סביר להניח שבלא מעט סיטואציות הדיירים יפנו את תשומת ליבכם אל דברים שצריך לסדר בבניין. כמובן שאתם צריכים לענות בחיוב בכל עת בה דייר מפנה את תשומת לבכם למשהו שאכן צריך לטפל בו בהקדם, אבל מעבר לכך, חשוב מאוד ליזום בעצמכם על מנת למנוע מקרים כאלו ולהבטיח את שביעות הרצון של כלל הדיירים. ניתן ואף מומלץ לערוך ישיבה מסודרת בה תדונו במצב הבניין ובדברים שצריך לסדר לפחות אחת לחודש.
- גבו תשלום בצורה מרוכזת ומסודרת – אחד הנושאים הטעונים איתם אתם צפויים להתמודד במהלך ניהול בתים משותפים הוא גביית התשלום מהדיירים. תהליך הגביה כשלעצמו הוא לא תמיד נעים ולא תמיד עובר בצורה חלקה, ומעבר לכך, יש לא מעט מקרים בהם דיירים עלולים לעשות לכם בעיות. אבל, חשוב לדעת כי הימנעות מטיפול במקרים כאלו – רק גוררת את הבעיות הלאה ואף מחריפה אותם. על מנת להקל ככל הניתן על נושא הגביה, רצוי לבצע זאת בצורה מרוכזת. תוכלו לחבר את הבניין לתשלום דרך הוראת קבע בהעברה בנקאית או באפליקציות ייעודיות כמו 'ביט' ו'פייבוקס'. רצוי גם לתלות ברחבי החללים המשותפים טבלה מסודרת בה ניתן לראות כמה כל דייר אמור לשלם, כך שאף אחד לא יוכל להגיד לכם שהוא "שכח" או "לא ידע". לצד זאת, כמובן שעליכם לתזכר במידת הצורך בקבוצת הוואטסאפ של הדיירים. במידה ואין לכם כזו מוטב שתפתחו אחת בהקדם.
רכישת ביטוח – קצת רקע
כאמור, כל בניין צריך כיום ביטוח איכותי ולמעשה, בתור נציגי ועד הבית, זהו חלק בלתי נפרד מהאחריות שלכם עבור ניהול בתים משותפים בצורה נכונה. ללא כיסוי ביטוחי הולם, אתם עלולים למצוא את עצמכם מתמודדים מול הוצאות גבוהות במיוחד בכל פעם בה יש צורך לתקן או להחליף חלק מהרכוש המשותף. לפיכך, רכישת ביטוח בניין משותף מגנה עליכם מפני תרחישים כאלו, ובעצם גם מגנה על כל הדיירים – וזה לגמרי שווה את העלות החודשית שהיא מינימלית לכל היותר בהשוואה למה שאתם חוסכים במידה וחלילה יש צורך לתקן או להחליף משהו בבניין. לצד זאת, תוכלו לרכוש הרחבות רבות שמגבירות את רמת הכיסוי שלכם, כמו למשל הרחבת אחריות כלפי צד שלישי. הרחבת צד ג' בעצם מגנה עליכם מפני תביעות מפני עוברי אורח שמגיעים לבניין, במידה והם או רכושם נפגעו בעת בה הם שהו במה שמוגדר בתור הרכוש המשותף אותו חולקים כל הדיירים. ללא הרחבת צד ג', אתם חשופים לתביעת נזיקין במקרים כאלו בתור נציגי ועד הבית, אפילו אם כבר רכשתם פוליסת ביטוח בסיסית עבור הבניין המשותף שלכם.
איך בוחרים את הביטוח הנכון?
כפי שהזכרנו קודם לכן, רכישת ביטוח רכוש משותף היא חלק בלתי נפרד מתהליך ניהול בתים משותפים. מכאן נשאלת השאלה – כיצד בוחרים את הביטוח הנכון? ובכן, השלב הראשון הוא להשוות בין הצעות של מספר חברות ביטוח. חשוב לציין כי המחיר אינו אמור להוות את הפקטור העיקרי כאשר אתם בוחרים. כמובן שיש מקום להשוואת מחירים על מנת למצוא את ההצעה האטרקטיבית והמשתלמת ביותר, אך לצד זאת יש לא מעט משתנים אחרים שאתם צריכים לקחת בחשבון. כך למשל, אתם צריכים גם לבדוק את גובה הכיסוי ברמה הבסיסית, גובה השתתפות עצמית, תנאי הפוליסה וכמובן גם את החריגים. רק לאחר שבחנתם את כל אלו בקפידה, תוכלו להשוות בין הצעות שונות וזאת במטרה לבחור את ההצעה שהכי מתאימה לכם. חשוב לא פחות גם להוסיף הרחבות שיוכלו לשמש אתכם במידת הצורך על מנת להגביר את הכיסוי שלכם. כיסוי ברמה הבסיסית מכסה מפני נזק כללי שנגרם לרכוש המשותף, לרבות נזקי מזג אוויר או פריצות, אך הוא אינו מכסה מפני נזקי גוף ורכוש של גורם צד ג' ואינו מכסה עוד דברים רבים.
הרחבות נוספות שכדאי שיהיו בפוליסה שלכם
- הרחבת חבות מעבידים – ניהול בתים משותפים בהרבה מאוד מקרים כרוך בסיכונים. כך למשל, עובדי הניקיון והתחזוקה שמגיעים לבניין ובעצם מועסקים על ידכם (או על ידי חברת הניהול והאחזקה אשר אתם שוכרים את שירותיה) יכולים להגיש כנגדכם תביעת נזיקין במידה וחלילה הם נפגעו או חוו פגיעה ברכוש שלהם כחלק מביצוע עבודתם. בדיוק לשם כך נועדה הרחבת חבות מעבידים. במידה ובחרתם להוסיף את ההרחבה הזו לפוליסה שלכם שתשמש אתכם עבור ניהול בתים משותפים, חברת הביטוח תכסה את כל ההוצאות הכרוכות במקרים כאלו. זה כולל גם פיצויים במידה ונמצא כי אכן אחד העובדים זכאי לפיצויים, ואפילו כולל את ההוצאות המשפטיות במלואן.
- הרחבת אחריות אישית – עוד משהו שאתם צריכים לדעת על ניהול בתים משותפים הוא, שאתם חשופים לתביעות מצד הדיירים עצמם במידה וקיים ספק סביר לכך שחלה רשלנות, פרשנות מטעה, הזנחה או כל דבר אחר במסגרת התפקיד שלכם בתור נציגי ועד הבית. הרחבת אחריות אישית מגנה עליכם מפני מקרים כאלו. גם כאן, במידה ואכן התרחשה רשלנות ודייר החליט להגיש נגדכם תביעה ייצוגית, חברת הביטוח תכסה את כל ההוצאות במלואן, לרבות ההוצאות המשפטיות הכרוכות בתהליך.
- הרחבת נזקי צנרת – ביטוח לבניין המשותף אמור לכסות ברמה הבסיסית נזקי מים – אך הוא אינו מכסה נזקי התפוצצות צנרת וכן גם אינו מכסה נזקי מים שמגיעים מדירה של דייר מסוים בבניין במיה ואין לו ביטוח מבנה ותכולה. על מנת להעניק לכם ובעצם לכל הדיירים כיסוי נרחב גם מפני מקרים כאלו, ניתן ואף מומלץ להוסיף לפוליסה שלכם הרחבת נזקי צנרת. במידה ויש לכם את ההרחבה הזו, חברת הביטוח תזמין עבורכם שירותי תיקון ברמה הגבוהה ביותר במידת הצורך, ותממן את עלות השירותים הללו, כך שתוכלו להיות בטוחים שגם אם חלילה התפוצצה צנרת, המקרה יטופל במהרה, אפילו אם מקור הבעיה הוא ברשלנות או טיפול לקוי של אחד מנציגי ועד הבית.
הזכויות שלכם בתור נציגי ועד הבית
עבור ניהול בתים משותפים, עליכם גם לדעת את הזכויות שלכם בתור נציגי ועד הבית. אתם יכולים לפתוח חשבון בנק בשם כל חברי הוועד, אליו יועברו תשלומי הוועד של הדיירים ובעצם בכספים הללו תשלמו עבור כל ההוצאות הכרוכות בתחזוקת הבניין – תשלומי הביטוח, תשלומים לניהול חברת האחזקה וכדומה. בנוסף, שמורה לכם הזכות לתקשר ישירות בעצמכם עם אנשי שירות עבור ניהול הרכוש המשותף. לצד התשלום החודשי היחסי, אתם רשאים לדרוש מבעלי הדירות בבניין להשתתף בהוצאות חריגות במידת הצורך, כמובן במידה ומדובר בהוצאה מוצדקת וסבירה.
כמה מילים אחרונות
ניהול בתים משותפים אינו עניין של מה בכך, אך זה הופך להיות הרבה יותר פשוט כאשר יש לכם פוליסת ביטוח איכותית שמגנה עליכם מפני כל תרחיש ועוזרת לכם לשמור על הבניין שלכם מתוחזק כהלכה מבלי שתצטרכו לשאת בהוצאות גבוהות במיוחד. אז אם גם אתם צריכים פוליסת ביטוח איכותית שתגן עליכם ועל הבניין שלכם בתור נציגי ועד הבית – צרו קשר עוד היום עם חברת building-ins המובילה בתחומה, ונציג יחזור אליכם בהקדם כך שתוכלו לקבל הצעה.
שאלות ותשובות
אילו כלים טכנולוגיים יכולים להקל על ניהול בתים משותפים בעידן המודרני?
כלים כמו אפליקציות ניהול נכסים, תוכנות ניהול תיקי דירות, מערכות ניהול פיננסי דיגיטליות ופלטפורמות תקשורת מקלים על ניהול הבתים.
אילו שינויים יכולים להתרחש בניהול בתים משותפים בעידן המודרני בהשוואה לעבר?
שינויים עשויים לכלול יישום טכנולוגיות חדשות, תקשורת מורכבת ויעילה, ניהול פיננסי דיגיטלי, והתמודדות עם אתגרים נוכחיים כמו ניהול קהילתי ואבטחת הנכס.
אילו השפעות יכולות להיות לשימוש בתכנות ניהול נכסים על ניהול בתים משותפים?
השפעות עשויות לכלול שיפור ביצועים ויעילות, ניהול תקין של דוחות ותיקים, שיפור בתקשורת בין הדיירים והוועד, והגברת שקיפות ואחריות.
מהם האתגרים שנוצרים מתוך השימוש במערכות ניהול פיננסי דיגיטליות לניהול בתים משותפים?
אתגרים עשויים לכלול קיום כח עבודה מוכשר לשימוש במערכות, התמודדות עם קודיות טכנולוגית, גישה מאובטחת למידע פיננסי, והתמודדות עם שגיאות ובעיות טכניות.
האם משתלם לתחזק את הבניין דרך חברת ניהול מסודרת?
בהחלט. ניהול בתים משותפים הופך להיות הרבה יותר פשוט כאשר אתם בוחרים בתור נציגי הוועד לעבוד מול חברת ניהול ואחזקה מסודרת. במקום לדאוג ליצור קשר בעצמכם עם ספקים ונותני שירות, לנהל תקציב ולדאוג לכך שכל דבר יושלם בזמן – תוכלו להעביר תשלום חודשי שאתם גובים מהדיירים לחברת הניהול והאחזקה, ואילו היא דואגת לכל מה שאתם צריכים.
מה לגבי שירותים שאינם כלולים בהסכם מול חברת הניהול?
ובכן, כשזה נוגע לכל התחום של ניהול בתים משותפים – בהחלט ניתן להזמין שירותים אחרים דרך חברת הניהול בתוספת תשלום, אך במידה ואין מדובר בהוצאה חריגה שתוכלו להוכיח כי היא חיונית, חשוב שתדעו כי אתם לא תוכלו לחייב את שאר הדיירים להשתתף בה. למעשה, ניתן לדרוש מהדיירים להשתתף בהוצאות שוטפות או חריגות שהן מעבר לתשלום ועד הבית והביטוח היחסיים רק במידה ומדובר בהוצאה חיונית שניתן לקשר אותה ישירות לתחזוקה השוטפת של הבניין.
איך נהוג לשלם?
לפני שמחפשים אחר ביטוח משכנתא השוואת מחירים, הרי שעלינו להבין קודם לכן איך מתבצע התשלום עבור חברת הביטוח וכמובן גם עבור חברת ניהול בתים משותפים. למעשה, הרוב המוחלט של החברות יאפשרו לכם כיום לבחור מבין מגוון רחב של אמצעי תשלום וכן גם לחלק לתשלומים במידת הצורך. ההמלצה שלנו היא ליצור חשבון בנק משותף שנועד עבור ועד הבית של הבניין. לחשבון הזה תוכלו לקבל ישירות את התשלום החודשי של כל הדיירים, וכל הוצאה הכרוכה בניהול התחזוקה השוטפת של הבניין תצא ממנו. בנוסף, ניתן ואף מומלץ לבקש מהדיירים להעביר לכם את התשלום בהוראת קבע חודשית, כך שתוכלו לחסוך מראש מצבים בהם אתם צריכים לרדוף אחרי דייר עבור התשלום שלו.
הקראת המאמר לבעלי מוגבלויות:
